Termeni și condiții

1. Operatorul

Platforma FISIGUR.RO — site-ul fisigur.ro și aplicațiile SSM.AI, PSI.AI (ai.fisigur.ro) și FISIGUR.CRM (crm.fisigur.ro) — este operată de SKYLOGIQ S.R.L., societate română, cu sediul în jud. Maramureș, mun. Baia Mare, str. Vlad Țepeș nr. 2A, ap. 8, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2025058653000 (EUID ROONRC.J2025058653000), CUI RO 52284797 (în continuare „Operatorul”, „noi”).

Contact: contact@fisigur.ro.

Acești termeni, împreună cu Politica de confidențialitate, cu Anexa — Acordul de prelucrare a datelorși cu lista de sub-împuterniciți, formează un singur pachet, comun celor trei produse. Unde o regulă privește numai un produs, textul o spune: „se aplică aplicațiilor AI” (SSM.AI și PSI.AI) sau „se aplică FI SIGUR CRM”.

2. Obiectul serviciului

FISIGUR.RO este o platformă de conformitate în domeniul securității și sănătății în muncă (SSM) și al apărării împotriva incendiilor și situațiilor de urgență (PSI-SU), destinată profesioniștilor: servicii externe și interne de prevenire și protecție, cadre tehnice PSI, consultanți și firme care își administrează propria conformitate.

Se aplică aplicațiilor AI. SSM.AI și PSI.AI oferă răspunsuri cu temei legal și întocmesc documentație de specialitate pe datele declarate de utilizator.

Se aplică FI SIGUR CRM. FI SIGUR CRM ține evidența unui serviciu extern de prevenire și protecție: firmele-client și punctele lor de lucru, angajații și grupele de instruire, planificarea și confirmarea vizitelor, recalcularea termenelor de conformitate, contractele și facturarea lucrărilor. Aplicația ține date, nu documente: nu se încarcă și nu se păstrează fișiere (vezi A4 din Anexă).

Documentele pe care platforma le întocmește sunt ciorne de lucru: ele devin acte ale utilizatorului numai după ce un specialist le verifică, le adaptează și le aprobă. Răspunderea profesională pentru conținutul final, pentru aplicarea lui și pentru relația cu autoritățile rămâne a utilizatorului, în calitatea lui de persoană autorizată sau desemnată potrivit legii.

Platforma nu înlocuiește serviciile unei persoane autorizate și nu constituie consultanță juridică. Legislația citată este cea în vigoare la data răspunsului; utilizatorul are obligația de a verifica actualitatea ei înainte de utilizare.

3. Contul de firmă. Serviciu exclusiv pentru profesioniști

Platforma se adresează exclusiv profesioniștilor și firmelor — servicii externe și interne de prevenire și protecție, cadre tehnice PSI, consultanți, firme care își administrează propria conformitate. Nu este un serviciu pentru consumatori, în sensul O.G. nr. 34/2014 și al legislației privind protecția consumatorilor, iar contractul se încheie între profesioniști (B2B).

Contul se deschide pe firmă, cu codul unic de înregistrare (CUI), care se verifică la înregistrare în registrele publice. Cine deschide contul declară că are dreptul să reprezinte firma și că o angajează prin acceptarea acestor termeni. Un cont deschis pe date de firmă nereale sau fără drept de reprezentare poate fi închis.

Contul este al organizației (persoană juridică sau persoană fizică autorizată), iar utilizatorii ei răspund pentru păstrarea confidențialității datelor de autentificare și pentru toate acțiunile efectuate din cont. Operatorul poate suspenda sau închide un cont folosit contrar acestor termeni sau legii, cu notificare prealabilă atunci când situația o permite.

4. Abonamente, prețuri și plată

4.1. Abonamentul

Accesul se vinde ca abonament lunar, separat pentru fiecare produs. Un abonament la un produs nu dă acces la celălalt. Planurile, limitele lor și prețurile sunt cele publicate pe pagina Prețuri la data abonării.

4.2. Prețul și TVA

Prețurile sunt exprimate în lei și afișate fără TVA. La plată se adaugă TVA în cotă de 21 %, potrivit legislației fiscale în vigoare; dacă această cotă se schimbă prin lege, se aplică cea nouă, de la data intrării ei în vigoare, fără a fi nevoie de modificarea acestor termeni.

4.3. Plata, reînnoirea și facturarea

Plata se face cu cardul, prin Stripe, pe paginile acestuia; datele cardului nu trec prin platformă și nu se stochează la Operator. Abonamentul se reînnoiește automat, lunar, la aceeași dată, până la anulare. Pentru fiecare plată reușită se emite factură fiscală prin Oblio, transmisă în sistemul național e-Factura și trimisă pe emailul contului.

4.4. Neplata

Dacă o plată nu reușește, abonamentul intră într-o perioadă de grație, în care serviciul funcționează mai departe, iar Operatorul reîncearcă încasarea și anunță administratorul contului. Durata ei și ce urmează după ea țin de produs:

• se aplică aplicațiilor AI — 7 zile de grație, apoi suspendarea accesului până la regularizare;
• se aplică FI SIGUR CRM — 14 zile de grație, apoi trecerea pe planul Gratuit, cu limitele lui.

În niciuna dintre situații nu se șterge nimic: datele rămân în cont, iar planul plătit revine la prima plată reușită. Trecerea pe planul Gratuit oprește doar adăugarea peste limitele lui — ce există rămâne vizibil și se poate edita mai departe. Ștergerea urmează numai regulile de la §9 și A10 din Anexă.

4.5. Anularea

Abonamentul se poate anula oricând, din cont. Anularea oprește reînnoirea; perioada deja plătită rămâne activă până la capăt, cu toate funcțiile planului. Pentru perioada începută nu se restituie sume. După expirare, contul trece pe planul fără plată acolo unde produsul are unul, iar unde nu are, accesul încetează; datele rămân disponibile pentru export potrivit A10 din Anexă.

4.6. Reîncărcări

Peste abonament se pot cumpăra reîncărcări, cu plată unică, atunci când consumul inclus în plan s-a epuizat înainte de sfârșitul lunii. Reîncărcarea se consumă în ciclul curent, nu se reportează și nu se restituie.

4.7. Consumul inclus

Se aplică aplicațiilor AI și funcțiilor de inteligență artificială din FI SIGUR CRM. Fiecare plan include un volum lunar de prelucrare, plafonat. Aplicația îl arată ca procent din plafonul lunar, nu în sume de bani. La atingerea plafonului, funcțiile care consumă se opresc până la reînnoirea ciclului sau până la o reîncărcare; restul aplicației rămâne disponibil.

5. Utilizare permisă

• Utilizatorul folosește platforma numai pentru activitatea proprie de conformitate SSM / PSI-SU și numai pentru clienții pe care îi deservește legal.
• Este interzisă revânzarea accesului, partajarea contului în afara organizației, extragerea automată a conținutului, încercările de a ocoli limitările tehnice și orice folosire care încalcă legea sau drepturile terților.
• Utilizatorul răspunde pentru datele pe care le introduce (inclusiv datele clienților săi) și garantează că are dreptul să le prelucreze pe platformă.

6. Garanțiile utilizatorului

Prin acceptarea acestor termeni, utilizatorul declară și garantează că:

1. este un serviciu sau un specialist abilitat potrivit legii să desfășoare activitatea pentru care folosește platforma — serviciu extern sau intern de prevenire și protecție, cadru tehnic PSI, lucrător desemnat sau altă persoană autorizată — și că folosește platforma exclusiv în această calitate;
2. are temei legal pentru datele pe care le introduce: datele clienților deserviți, ale angajaților acestora și orice alte date personale sunt colectate și prelucrate de utilizator în mod legal, în baza contractului cu clientul sau a altui temei valid, iar introducerea lor pe platformă este necesară scopului pentru care au fost colectate;
3. își informează clienții potrivit art. 13–14 GDPR că documentația de conformitate se întocmește cu ajutorul platformei și că, în acest scop, datele lor sunt prelucrate de Operator ca persoană împuternicită și de sub-împuterniciții acestuia, și obține, acolo unde legea o cere, acordul clientului pentru această prelucrare;
4. documentele generate sunt ciorne pe care utilizatorul le verifică, le adaptează, le aprobă și le semnează personal înainte de orice utilizare; utilizatorul nu va prezenta un document nerevizuit ca fiind act final și nu va invoca platforma drept autor sau garant al conținutului față de clienți sau autorități;
5. despăgubește Operatorul pentru orice prejudiciu, sancțiune, pretenție a unui terț sau cheltuială rezonabilă de apărare rezultată din încălcarea garanțiilor de mai sus sau din folosirea platformei contrar legii ori acestor termeni.

7. Proprietate intelectuală

Platforma, marca FISIGUR.RO, logourile, interfața și baza de cunoștințe aparțin Operatorului. Documentele întocmite pe datele utilizatorului aparțin utilizatorului, care le poate folosi liber în activitatea proprie. Utilizatorul nu dobândește niciun drept asupra platformei în afara dreptului de utilizare pe durata accesului.

8. Disponibilitate și limitarea răspunderii

Operatorul depune diligențe rezonabile pentru funcționarea continuă a platformei, dar nu garantează disponibilitate neîntreruptă și poate efectua lucrări de întreținere. În limitele permise de lege, Operatorul nu răspunde pentru pierderi indirecte, pierderi de profit sau prejudicii rezultate din folosirea unui document neverificat de un specialist. Răspunderea totală a Operatorului față de o organizație, inclusiv în temeiul Anexei, este limitată la sumele plătite de aceasta în ultimele 12 luni.

9. Date personale

Prelucrarea datelor personale ale utilizatorilor este descrisă în Politica de confidențialitate, comună celor trei produse. Prelucrarea datelor clienților deserviți, pe seama utilizatorului, este reglementată de Anexa — Acordul de prelucrare a datelor, parte integrantă a acestor termeni. Furnizorii la care Operatorul recurge sunt enumerați pe pagina Sub-împuterniciți.

10. Modificări

Operatorul poate actualiza acești termeni, inclusiv Anexa. Versiunea curentă este publicată pe această pagină; modificările importante se anunță utilizatorilor cu cont prin email, cu cel puțin 15 zile înainte de intrarea în vigoare, iar aplicația cere acceptarea versiunii noi la următoarea autentificare. Continuarea folosirii platformei după această dată înseamnă acceptarea termenilor actualizați.

11. Legea aplicabilă

Acești termeni sunt guvernați de legea română. Litigiile se soluționează pe cale amiabilă, iar în lipsa unei soluții, de instanțele competente de la sediul Operatorului.

A1. Părțile și rolurile

Operatorul de date (în sensul GDPR) este utilizatorul — organizația care deține contul și care determină scopurile și mijloacele prelucrării datelor clienților pe care îi deservește. Persoana împuternicită este SKYLOGIQ S.R.L., care prelucrează aceste date exclusiv pe seama și pe instrucțiunile utilizatorului, ca furnizor al platformei. În cuprinsul Anexei, „Operatorul” din §1–11 este numit „SKYLOGIQ”, iar utilizatorul este numit „Clientul”.

Dacă utilizatorul acționează la rândul lui ca persoană împuternicită a clienților săi, garantează că are autorizarea acestora pentru angajarea SKYLOGIQ ca sub-împuternicit și că instrucțiunile pe care le dă sunt conforme cu instrucțiunile primite.

A2. Obiectul și durata

Obiectul prelucrării este furnizarea platformei FISIGUR.RO, în produsul sau produsele la care Clientul are abonament:

• se aplică aplicațiilor AI — stocarea datelor introduse, generarea răspunsurilor și a documentelor de conformitate SSM / PSI-SU pe baza lor, exportul și livrarea documentelor;
• se aplică FI SIGUR CRM — evidența și planificarea obligațiilor de conformitate SSM și PSI-SU pe care Clientul le are față de firmele pe care le deservește, potrivit Legii nr. 319/2006 și Legii nr. 307/2006: firmele-client și punctele lor de lucru, angajații și grupele de instruire, programarea și confirmarea vizitelor, recalcularea termenelor, contractele și facturarea lucrărilor.

Prelucrarea durează cât timp Clientul are cont activ. La încetare, Clientul poate cere exportul complet, iar datele se șterg în termenul de la A10.

A3. Natura și scopul prelucrării

Colectare, stocare, organizare, consultare, utilizare pentru generarea de conținut, calcularea termenelor de conformitate și a scadențelor, transmitere către sub-împuterniciți în măsura necesară funcționării, export și ștergere. Scopul unic este furnizarea serviciului către Client, pentru activitatea lui de conformitate. SKYLOGIQ nu prelucrează datele Clientului pentru scopuri proprii, nu le folosește pentru a antrena sau a îmbunătăți sisteme de inteligență artificială și nu le vinde ori închiriază.

A4. Categoriile de date și de persoane vizate

Persoane vizate: utilizatorii contului Clientului; reprezentanții și personalul de contact ai firmelor pe care Clientul le deservește; angajații acestor firme și alte persoane care apar în documentația de conformitate (lucrători, lucrători desemnați, membri ai comitetelor, persoane instruite).

Categorii de date, comune: date de identificare și de contact (nume, funcție, email, telefon); date profesionale (loc de muncă, meserie, cod COR, instruiri, autorizări, fișe de post, echipamente); date privind evenimente de muncă (accidente, incidente, măsuri), acolo unde documentația le cere; date organizatorice ale firmelor deservite (efectiv, puncte de lucru, activități, echipamente); date de contract și de facturare ale acestor firme.

Se aplică FI SIGUR CRM. Pentru angajații firmelor deservite se mai prelucrează: codul numeric personal, grupa de instruire, datele celor trei evidențe de instructaj (introductiv-general, la locul de muncă, periodic) și data expirării fișei de aptitudine medicală.

Codul numeric personal este un număr de identificare național. Se prelucrează exclusiv pe instrucțiunile Clientului, ca cheie de potrivire a angajaților cu registrul de evidență, cu garanțiile cerute de art. 4 din Legea nr. 190/2018: minimizare, afișare mascată în interfață, acces limitat la personalul care are nevoie de el și jurnalizarea accesului.

Data expirării fișei de aptitudine medicală este o dată privind sănătatea (art. 9 GDPR). Se prelucrează pentru că legea îi cere angajatorului și serviciului de prevenire să urmărească examenul medical periodic (H.G. nr. 355/2007), în temeiul art. 9 alin. 2 lit. b GDPR — obligații în materie de dreptul muncii și al securității sociale —, prin Client, în calitatea lui de operator. Se păstrează numai data, nu și avizul: documentul medical în sine nu se încarcă și nu se stochează. Orice citire sau modificare a acestei date trece prin jurnalul de audit.

FI SIGUR CRM nu stochează fișiere: nu se încarcă poze, atașamente pe acțiuni sau documente păstrate. Documentele date spre citire pentru extragerea datelor se procesează și se elimină imediat; în evidență rămân datele extrase, propunerile și o amprentă criptografică a conținutului, din care documentul nu se poate reconstrui.

Dincolo de datele de mai sus, Clientul nu introduce categorii speciale de date (art. 9 GDPR) decât dacă documentația o cere expres și are temei pentru aceasta; SKYLOGIQ nu le solicită și nu le prelucrează separat.

A5. Instrucțiunile Clientului

SKYLOGIQ prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului. Instrucțiunile sunt: acești termeni și Anexa, funcțiile platformei așa cum le folosește Clientul (fiecare acțiune din aplicație este o instrucțiune) și orice instrucțiune scrisă transmisă la contact@fisigur.ro. Dacă o instrucțiune încalcă, în opinia SKYLOGIQ, GDPR sau altă normă de protecție a datelor, SKYLOGIQ îl informează pe Client fără întârziere și poate suspenda executarea ei până la clarificare. Dacă dreptul Uniunii sau dreptul român obligă SKYLOGIQ să prelucreze datele altfel decât pe instrucțiuni, SKYLOGIQ îl informează pe Client înainte de prelucrare, cu excepția cazului în care legea interzice informarea.

A6. Confidențialitate

SKYLOGIQ garantează că persoanele autorizate să prelucreze datele — angajați, colaboratori — sunt obligate la confidențialitate prin contract sau prin lege și au acces numai la datele necesare sarcinilor lor. Obligația subzistă și după încetarea relației de muncă sau de colaborare.

A7. Securitate

SKYLOGIQ implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, potrivit art. 32 GDPR, inclusiv: criptarea datelor în tranzit și în repaus la furnizorii de infrastructură; separarea datelor între organizații la nivelul bazei de date, cu reguli de acces aplicate pentru fiecare interogare; autentificare cu parolă și, opțional, în doi pași, cu gestionarea utilizatorilor de către Client; jurnalizarea acțiunilor relevante; copii de siguranță; acces al personalului pe principiul necesității; revizuirea periodică a măsurilor. Clientul răspunde pentru securitatea propriilor dispozitive și date de autentificare și pentru gestionarea utilizatorilor săi.

A8. Sub-împuterniciții

Clientul acordă SKYLOGIQ o autorizare generală de a recurge la sub-împuterniciți pentru găzduire, bază de date, servicii de inteligență artificială și email tranzacțional. Lista curentă, cu rolul, țara și mecanismul de transfer al fiecăruia, este publicată pe pagina Sub-împuterniciți și face parte din această Anexă. SKYLOGIQ impune fiecărui sub-împuternicit, prin contract, obligații de protecție a datelor echivalente celor din Anexă și rămâne răspunzător față de Client pentru îndeplinirea lor. Adăugarea sau înlocuirea unui sub-împuternicit se notifică Clientului prin email, cu cel puțin 15 zile înainte; Clientul se poate opune, în scris, în acest termen, iar dacă obiecția nu poate fi rezolvată, poate înceta serviciul fără penalități.

A9. Asistență la exercitarea drepturilor și la obligațiile Clientului

Ținând seama de natura prelucrării, SKYLOGIQ îl asistă pe Client, prin funcțiile platformei (căutare, export, ștergere) și, unde e nevoie, prin măsuri suplimentare rezonabile, ca să răspundă cererilor persoanelor vizate de exercitare a drepturilor lor (art. 12–22 GDPR). Cererile primite direct de SKYLOGIQ se redirecționează Clientului fără întârziere și fără a li se răspunde pe fond. SKYLOGIQ îl asistă pe Client și la îndeplinirea obligațiilor de la art. 32–36 GDPR (securitate, notificarea încălcărilor, evaluarea impactului, consultarea autorității), în măsura informațiilor pe care le deține.

Încălcarea securității datelor: SKYLOGIQ notifică Clientul fără întârzieri nejustificate, și în orice caz în cel mult 48 de ore de la luarea la cunoștință, cu descrierea incidentului, a datelor afectate, a consecințelor probabile și a măsurilor luate sau propuse, completând informațiile pe măsură ce devin disponibile.

A10. Ștergerea la încetare

La închiderea contului sau la încetarea serviciului, Clientul poate cere și obține exportul complet al datelor și documentelor, prin funcțiile platformei, în formate uzuale. La cererea Clientului sau, în lipsa ei, la expirarea a 30 de zile de la încetare, SKYLOGIQ șterge datele Clientului din sistemele active; copiile de siguranță se suprascriu în ciclul lor obișnuit, în cel mult 90 de zile. Se păstrează doar ce impune legea (de exemplu documentele contabile), cu acces restricționat. La cerere, SKYLOGIQ confirmă ștergerea în scris.

A11. Audit

SKYLOGIQ pune la dispoziția Clientului informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 GDPR: descrierea măsurilor de securitate, lista sub-împuterniciților și, la cerere, rapoartele sau certificările disponibile de la furnizorii de infrastructură. Clientul poate efectua un audit, o dată pe an sau după un incident de securitate, direct sau printr-un auditor independent obligat la confidențialitate, cu notificare de cel puțin 30 de zile, în timpul orelor de lucru, fără a perturba serviciul și fără acces la datele altor clienți. Costurile auditului sunt ale Clientului, cu excepția cazului în care auditul constată o încălcare semnificativă a Anexei.

A12. Răspundere și prevalență

Răspunderea părților în temeiul Anexei urmează art. 82 GDPR și limitările de la §8. În caz de conflict între Anexă și restul termenilor, pentru prelucrarea datelor personale prevalează Anexa. Anexa se acceptă odată cu termenii și rămâne în vigoare cât durează prelucrarea.