Politica de confidențialitate

1. Cine prelucrează datele

Operatorul de date este SKYLOGIQ S.R.L., cu sediul în jud. Maramureș, mun. Baia Mare, str. Vlad Țepeș nr. 2A, ap. 8, CUI RO 52284797, Reg. Com. J2025058653000, care operează site-ul fisigur.ro și aplicațiile SSM.AI, PSI.AI și FISIGUR.CRM. Pentru orice întrebare legată de datele tale, scrie la contact@fisigur.ro.

Politica e una singură pentru cele trei produse. Unde o regulă privește numai un produs, textul o spune: „se aplică aplicațiilor AI” (SSM.AI și PSI.AI) sau „se aplică FI SIGUR CRM”.

Două roluri, care nu se amestecă. Pentru datele contului tău și ale facturării, SKYLOGIQ este operator și răspunde direct în fața ta. Pentru tot ce introduci despre firmele pe care le deservești și despre angajații lor, SKYLOGIQ este persoană împuternicită, iar operatorul ești tu. De aceea, cererile GDPR ale unui angajat al unei firme-client (acces, rectificare, ștergere) se îndreaptă către angajatorul lui sau către serviciul de prevenire care îl deservește, nu către SKYLOGIQ; dacă ne ajunge o astfel de cerere, o transmitem ție și nu răspundem pe fond.

2. Site-ul fisigur.ro: fără cookie-uri de urmărire, fără analytics

Site-ul de prezentare pe care îl citești nu folosește cookie-uri de urmărire și nu încarcă niciun serviciu de analiză a traficului. Nu există pixeli de marketing, nu există profilare. Singurul lucru pe care browserul tău îl poate reține este preferința de temă (dark / light), salvată local, în browserul tău, fără să ne fie transmisă. De aceea nu vei vedea un banner de cookie-uri: nu avem ce să-ți cerem.

Fonturile și imaginile sunt servite de pe domeniul nostru, fără cereri către terți. Serverele care găzduiesc site-ul pot păstra jurnale tehnice de acces (adresă IP, oră, pagină cerută) strict pentru securitate și funcționare, pentru o perioadă scurtă.

3. Ce date prelucrăm și de ce

a) Când ne scrii

Dacă ne trimiți un email (de exemplu o cerere de acces), prelucrăm numele, adresa de email, organizația și conținutul mesajului ca să-ți răspundem și, dacă e cazul, să pregătim accesul. Temei: demersuri la cererea ta înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR) și interesul nostru legitim de a răspunde corespondenței (lit. f). Păstrăm corespondența cât durează relația și, ulterior, cât cer obligațiile legale sau apărarea unor drepturi.

b) Când ai cont în aplicații

Contul se deschide pe firmă, cu CUI verificat în registrele publice. Pentru utilizatorii cu cont prelucrăm: datele de cont (nume, email, organizație, rol), datele firmei (denumire, CUI, sediu), datele de autentificare, jurnalele de utilizare necesare securității și bunei funcționări, și datele de facturare. Temei: executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR), obligații legale de contabilitate și fiscalitate (lit. c) și interesul legitim pentru securitatea platformei (lit. f).

La înregistrare, adresa IP nu se păstrează ca atare: din ea se calculează o amprentă criptografică (SHA-256), folosită doar ca să limităm deschiderea repetată de conturi. Amprenta se șterge după 30 de zile și nu permite refacerea adresei.

Jurnalul de audit. Acțiunile din cont se înregistrează într-un jurnal în care se poate doar adăuga, nu și modifica: cine, ce și când. Îl folosim pentru securitate și pentru a putea răspunde la întrebarea „cine a schimbat asta”. Se păstrează 12 luni.

Autentificarea în doi pași (2FA) e disponibilă oricărui utilizator. Secretele ei sunt gestionate de furnizorul de autentificare; SKYLOGIQ nu le vede.

Plata. Când cumperi un abonament, plata se face pe paginile Stripe; datele cardului nu trec prin platformă și nu se stochează la noi. Noi primim înapoi doar starea abonamentului și datele necesare facturii, iar factura fiscală se emite prin Oblio și se transmite în e-Factura.

c) Datele clienților pe care îi deservești

În aplicații introduci date despre firmele pe care le deservești și despre angajații lor (efectiv, funcții, locuri de muncă, nume), necesare întocmirii documentației și evidenței. Se aplică FI SIGUR CRM: pentru angajați se mai țin codul numeric personal, evidențele de instructaj și data expirării fișei de aptitudine medicală — lista completă și temeiurile sunt în Acordul de prelucrare a datelor, A4. Pentru aceste date tu ești operatorul (sau împuternicitul clientului tău), iar SKYLOGIQ acționează ca persoană împuternicită, exclusiv pe instrucțiunile tale, potrivit Acordului de prelucrare a datelor (anexă la Termeni și condiții). Nu folosim aceste date în alt scop și nu le transmitem terților decât sub-împuterniciților de mai jos.

4. Furnizori, găzduire și transferuri

Pentru a funcționa, platforma folosește furnizori de infrastructură — găzduire, bază de date, email tranzacțional —, un procesator de plăți și un furnizor de facturare, plus un furnizor de inteligență artificială. Toți acționează ca persoane împuternicite (sub-împuterniciți), în baza unor acorduri contractuale de prelucrare, și sunt enumerați, cu rolul, țara și mecanismul de transfer al fiecăruia, pe pagina Sub-împuterniciți.

Concret: conținutul conversațiilor și al documentelor în lucru — inclusiv datele clienților deserviți menționate în ele — este prelucrat de furnizorul de inteligență artificială, cu sediul în Statele Unite, exclusiv pentru furnizarea serviciului (generarea răspunsurilor și a documentelor), în temeiul clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană (Decizia (UE) 2021/914). Furnizorul nu folosește aceste date pentru scopuri proprii. Celelalte date sunt găzduite în Uniunea Europeană acolo unde furnizorul o permite; când o prelucrare are loc în afara UE, ea se face în același temei.

Se aplică FI SIGUR CRM. Baza de date a CRM-ului este găzduită în regiunea Frankfurt (Uniunea Europeană); entitatea cu care avem contract rămâne cea din Statele Unite, așa că mecanismul de transfer de mai sus se aplică mai departe. Către furnizorul de inteligență artificială ajunge ceva numai dacă organizația ta are funcțiile de inteligență artificială activate (la conturile noi sunt dezactivate) și numai ce trimiți explicit: întrebările din conversație și documentele date spre citire.

5. Cât păstrăm datele

Datele de cont: pe durata accesului și încă 12 luni după închiderea contului, dacă nu ceri ștergerea mai devreme. Datele de facturare și facturile: 10 ani, cât cere legislația fiscală, independent de soarta contului. Jurnalul de audit: 12 luni. Amprenta adresei IP de la înregistrare: 30 de zile. Datele firmelor pe care le deservești: cât timp le păstrezi tu în cont; la închiderea contului sunt exportate la cererea ta și apoi șterse, în termenul din Anexă (A10).

Se aplică aplicațiilor AI. Un document pe care îl dai spre citire în conversație nu se păstrează ca fișier: din el se extrage textul, iar fișierul nu se stochează. Textul extras rămâne în conversație și îi urmează soarta.

Se aplică FI SIGUR CRM. Aplicația nu stochează fișiere: documentele date spre citire pentru extragerea datelor se procesează și se elimină imediat, rămânând doar datele extrase.

Când ștergi o conversație, ea intră în coș împreună cu documentele și dosarele ei care nu sunt atașate unui client; documentele clienților rămân în fișa lor. Poți șterge oricând și un document anume, din bibliotecă sau din fișa clientului; urmează aceeași regulă de 30 de zile. După 30 de zile, conținutul din coș se șterge definitiv — mesajele, atașamentele, documentele și fișierele lor. Poți goli coșul oricând din Setări → Date și confidențialitate, iar la ștergerea contului totul se șterge imediat. Rămân doar înregistrările agregate de consum și de facturare — data, volumul prelucrat și costul —, fără conținutul conversațiilor sau al documentelor, pe durata cerută de legislația fiscală (în prezent 10 ani).

6. Drepturile tale

Potrivit GDPR ai dreptul:

• de acces la datele tale și la o copie a lor;
• la rectificare, ștergere și restricționarea prelucrării;
• la portabilitatea datelor furnizate de tine;
• de a te opune prelucrărilor bazate pe interes legitim;
• de a-ți retrage consimțământul, acolo unde prelucrarea se bazează pe el;
• de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, www.dataprotection.ro).

Pentru exercitarea drepturilor scrie la contact@fisigur.ro. Răspundem în cel mult o lună.

7. Securitate

Folosim conexiuni criptate, autentificare cu parolă și autentificare opțională în doi pași, separarea datelor între organizații și acces limitat la personalul care are nevoie de el. Nicio măsură nu e absolută; dacă apare un incident care îți afectează datele, te anunțăm potrivit legii.

8. Modificări

Versiunea curentă a politicii este publicată aici. Modificările importante se anunță utilizatorilor cu cont prin email. Termenii de utilizare sunt disponibili la Termeni și condiții.